Το χαρτί ήταν, είναι και σίγουρα θα συνεχίσει να είναι αναπόσπαστο κομμάτι τόσο της καθημερινότητας μας αλλά και βασικό γρανάζι διαφόρων εργασιακών περιβαλλόντων. Από τα τέλη της δεκαετίας του ’70 και εξαιτίας των τεχνολογιών που αναπτύσσονταν εκείνη την περίοδο, οι ειδικοί ανέμεναν τη σταδιακή εξάλειψη του χαρτιού από τους χώρους εργασίας. Τέσσερις δεκαετίες μετά ωστόσο, η κατανάλωση του χαρτιού έχει πολλαπλασιαστεί.
Πόσο χαρτί υπάρχει στοιβαγμένο στο γραφείο σας το οποίο ουσιαστικά δεν έχει κανένα λόγο να βρίσκεται εκεί; Υπολογίσατε ποτέ τον χρόνο που απαιτείται για εκτύπωση, αρχειοθέτηση, και αναζήτηση εγγράφων σε παραδοσιακά box files; Μπήκατε ποτέ στη διαδικασία να σκεφτείτε αν η κάθε εκτύπωση είναι άκρως αναγκαία ή απλά θέμα συνήθειας, και τον αντίκτυπο που έχει στην απόδοση του προσωπικού και στο περιβάλλον;
Αλήθεια πόσες αχρείαστες εκτυπώσεις συμβαίνουν κατά τη διάρκεια μιας μέρας στο γραφείο; Σύμφωνα με μελέτη του 2019 που διεξήχθη στην Αμερική, υπολογίζεται ότι το 45% των εκτυπωμένων εγγράφων καταλήγει είτε στον κάλαθο, είτε στην ανακύκλωση μέχρι το τέλος μιας εργάσιμης μέρας, και το 20% δεν περιμαζεύεται ποτέ από τον εκτυπωτή. Αυτό συνεπάγεται με ένα κόστος της τάξης των 120 δισεκατομμυρίων δολαρίων σε ετήσια βάση για τις επιχειρήσεις.
Επιπρόσθετα η συγκεκριμένη έρευνα κατέδειξε ότι αρκετά εκτυπωμένα έγγραφα παραμένουν στοιβαγμένα σε γραφεία για περισσότερο από ένα τρίμηνο μετά τη διεκπεραίωση της εργασίας που απαιτείτο, ενώ η αναζήτηση εκτυπωμένων εγγράφων καταναλώνει από τους εργαζόμενους 40% περισσότερο χρόνο από την αναζήτηση ψηφιοποιημένων εγγράφων. Και αυτά προέρχονται από μια χώρα όπως η Αμερική η οποία ηγείται της ψηφιοποίησης, και που έχει καθιερώσει πιο πολύ από κάθε άλλη την πρακτική του paperless γραφείου.
Πόσο εύκολη και εφικτή είναι όμως η μετάβαση σε ένα ολοκληρωτικά, ή έστω σε ένα μερικώς paperless γραφείο και γιατί αυτή η πρακτική θεωρείται αναγκαία για τη σωστή λειτουργία μιας μοντέρνας επιχείρησης/οργανισμού;
Όπως και για κάθε άλλη μεγάλη αλλαγή που συμβαίνει σε επιχειρηματικά περιβάλλοντα, το πρώτο και πιο δύσκολο κομμάτι – ακόμα και από αυτό της απόκτησης δεξιοτήτων για την εφαρμογή νέων πρακτικών – είναι η αλλαγή της κουλτούρας, και το μόνο που αυξάνει τις πιθανότητες, η αλλαγή όχι μόνο να γίνει, αλλά για να γίνει και επιτυχημένα, είναι η δέσμευση και η συμμετοχή πρωτίστως της διοίκησης (lead by example).
Η διοίκηση λοιπόν για να δεσμευτεί και να εισάγει πρώτη μια νέα πρακτική που θα διαφοροποιήσει τη μέχρι τώρα λειτουργία του οργανισμού της, θα πρέπει αρχικά να αντιληφθεί τα οφέλη που θα αποκομίσει. Στην περίπτωση μας τα βασικά πλεονεκτήματα ενός paper free οργανισμού, και πάντα μεταξύ άλλων, είναι τα εξής: Η ασφάλεια των πληροφοριών ειδικά όσον αφορά τα εμπιστευτικά έγγραφα αυξάνεται, ευκολότερη πρόσβαση και γρηγορότερη εύρεση εγγράφων που συνεπάγεται με καλύτερη αξιοποίηση του εργάσιμου χρόνου των μελών του προσωπικού, εξοικονόμηση εκτυπωτικού και ταχυδρομικού κόστους μέσα από την αποστολή ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, εξοικονόμηση κόστους από την αγορά χαρτιού και μελανιού, εξοικονόμηση χώρου, μείωση της γραφειοκρατίας και μειωμένο αποτύπωμα του άνθρακα, γεγονός που συμβάλλει προς την κατεύθυνση μιας βιώσιμης και περιβαλλοντικά ευαισθητοποιημένης κοινωνίας. Όλα αυτά αυξάνουν αναπόφευκτα την ποιότητα των προσφερόμενων υπηρεσιών προς τους πελάτες και επιτρέπουν σε ένα οργανισμό όχι μόνο να λειτουργεί με βάση τις τάσεις της ψηφιακής εποχής που διανύουμε, αλλά και να προετοιμαστεί όσον το δυνατό καλύτερα για την εισαγωγή νέων τεχνολογιών που θα κυριαρχήσουν στο εγγύς μέλλον, όπως το Metavers, Blockchain κ.α.
Το ΚΕΒΕ αντιλαμβανόμενο τα σημαντικά οφέλη μιας τέτοιας αλλαγής, έχει ξεκινήσει και το ίδιο σταδιακά να εφαρμόζει πρακτικές που να ενθαρρύνουν τη λειτουργία του με όσο το δυνατό λιγότερη χρήση χαρτιού, όπου είναι εφικτό. Μερικές από αυτές, και πέραν της δημιουργίας τμήματος ψηφιοποίησης, είναι η εφαρμογή ψηφιακής αρχειοθέτησης, χρήση προηγμένων λογισμικών κυβερνοασφάλειας, αποστολή σχεδόν εξ’ ολοκλήρου ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, χρήση διαφόρων λογισμικών όπως πχ ηλεκτρονικές δηλώσεις συμμετοχής για διάφορες εκδηλώσεις που διοργανώνει, συνεργασία με εξειδικευμένες εταιρείες για καταστροφή και ανακύκλωση εγγράφων καθώς επίσης και καθορισμό ορίου στον αριθμό εκτυπώσεων ανά μέλος του προσωπικού. Οι τελευταίες ενέργειες γίνονται και στα πλαίσια της πιστοποίησης που κατέχει το ΚΕΒΕ για το περιβαλλοντικό πρότυπο ISO 14001:2015.
Ένα paper less ή ένα paper light γραφείο ουσιαστικά είναι ένας εργασιακός χώρος ο οποίος έχει ελάχιστες διαδικασίες βασισμένες στο χαρτί και βασίζεται κατά κύριο λόγο σε ψηφιοποιημένα έγγραφα και διαδικασίες. Σίγουρα το χαρτί ήταν, είναι και θα συνεχίσει να είναι πολύτιμο και σημαντικό όχι μόνο στους χώρους εργασίας, αλλά και στην κοινωνική ζωή καθώς χρησιμοποιείται για πολλούς λόγους. Ωστόσο με τον τρόπο και την ταχύτητα με την οποία αλλάζει η τεχνολογία, και με την εισδοχή στον εργασιακό χώρο της γενιάς Ζ (Gen Z), μιας γενιάς τεχνολογικά ανεπτυγμένης και περιβαλλοντικά ευαισθητοποιημένης, η χρήση του χαρτιού αναμένεται να μειωθεί δραστικά. Μένει να δούμε αν οι δικές μας προβλέψεις θα είναι πιο έγκυρες από αυτές που έγιναν τη δεκαετία του ‘70.
* Ανώτερος Λειτουργός, Τμήμα Υπηρεσιών, Εμπορίου & Ψηφιοποίησης ΚΕΒΕ.
