O Χαράλαμπος Προύντζος, συνέταιρος και επικεφαλής των νομικών υπηρεσιών της ΕY στην Κύπρο, διευθύνων συνεταίρος του δικηγορικού γραφείου Prountzos & Prountzos LLC
- Η τεχνολογία είναι πλέον στο επίκεντρο όλων των διεργασιών, όχι όμως ως αυτοσκοπός αλλά ως μοχλός προς επίτευξη των στόχων μιας επιχείρησης
«Σε ένα περιβάλλον εξαιρετικά ανταγωνιστικό καμία διαδικασία που δεν ανταποκρίνεται στη διευκόλυνση του πελάτη δεν συγχωρείται» τονίζει ο Χαράλαμπος Προύντζος, συνέταιρος και επικεφαλής των νομικών υπηρεσιών της ΕY στην Κύπρο, διευθύνων συνεταίρος του δικηγορικού γραφείου Prountzos & Prountzos LLC. Σε συνέντευξη στο Forbes αναφέρεται στις τεράστιες προκλήσεις που καλούνται να αντιμετωπίσουν οι εσωτερικοί νομικοί σύμβουλοι και οι Διευθυντές Νομικών Υποθέσεων των επιχειρήσεων σε αυτή την ιδιαίτερα απαιτητική περίοδο των δραστικών αλλαγών σαν αποτέλεσμα της τεχνολογίας αλλά και της υγειονομικής κρίσης.
Οι διευθύνσεις νομικών υποθέσεων των επιχειρήσεων παγκοσμίως βρίσκονται σήμερα αντιμέτωπες με ένα διαρκώς αυξανόμενο όγκο εργασίας και νέες προκλήσεις. Συγχρόνως, βρίσκονται υπό πίεση να μειώσουν τους προϋπολογισμούς τους. Είναι σε θέση σήμερα να ανταποκριθούν σε αυτή την πρόκληση;
Είναι ξεκάθαρο ότι οι εσωτερικοί νομικοί σύμβουλοι και οι Διευθυντές Νομικών Υποθέσεων των επιχειρήσεων βρίσκονται κάτω από ισχυρές πιέσεις που δημιουργούνται από αντίρροπες δυναμικές. Από τη μια, υπάρχουν ισχυρές πιέσεις για μείωση στους προϋπολογισμούς των νομικών τμημάτων. Η πίεση αυτή δημιουργείται από την ανάγκη των επιχειρήσεων να διασφαλίσουν επάνοδο σε υγιή και αειφόρα δεδομένα κόστους και κερδοφορίας. Η πανδημία έχει εντείνει τις πιέσεις αυτές, ειδικά για τις νομικές διευθύνσεις γιατί παραδοσιακά οι επικεφαλής επιχειρήσεων (CFOs, CEOs) δεν βλέπουν τις συγκεκριμένες διευθύνσεις ως κέντρα εσόδων και προστιθέμενης αξίας, αλλά ως στοιχεία αναγκαίου κόστους, για σκοπούς συμμόρφωσης και διαχείρισης κινδύνου.
Οι Διευθυντές Νομικών Υποθέσεων αντιμετωπίζουν σοβαρές προκλήσεις στην προσπάθεια τους να διαχειριστούν τις πιέσεις αυτές αλλά και να δώσουν ολιστικές και πειστικές απαντήσεις. Αρχικά αδυνατούν να εξηγήσουν με τεκμηριωμένο τρόπο τη σημασία του νομικού τμήματος ως λειτουργία που προσθέτει έσοδα και υπεραξία. Αυτό συμβαίνει επειδή παραδοσιακά η κουλτούρα των διευθύνσεων παρουσιάζει στοιχεία εσωστρέφειας. Οι Διευθύνσεις νομικών ζητημάτων συχνά απέχουν από ή δεν διεκδικούν συμμετοχή σε στρατηγικές συζητήσεις και αποφάσεις γύρω από τη φύση της επιχείρησης, τον επιχειρηματικό σχεδιασμό και τους δείκτες κερδοφορίας, παραγωγικότητας και απόδοσης. Επίσης, πολλά εσωτερικά τμήματα νομικών υποθέσεων, δεν διαθέτουν επαρκή δεδομένα, σε πραγματικό χρόνο προκειμένου να υποστηρίξουν τη συνδρομή τους ή το ρόλο τους στην αλυσίδα διεργασιών και στην οικονομική απόδοση του οργανισμού. Π.χ. σε επιχειρήσεις όπως τα χρηματοπιστωτικά ιδρύματα, οι ασφαλιστικές εταιρείες και άλλες επιχειρήσεις που απευθύνονται σε τελικούς καταναλωτές, ο χρόνος ετοιμασίας και αποστολής όρων συνεργασίας ή προσχεδίου σύμβασης αποτελεί κρίσιμο παράγοντα ανταγωνιστικότητας, προσέλκυσης πελατών και εμπορικής επιτυχίας της επιχείρησης. Τυχόν καθυστέρηση, οδηγεί υποψήφιους πελάτες σε άλλες επιλογές με ταχύτερο χρόνο απόκρισης και εξυπηρέτησης. Σε ένα περιβάλλον εξαιρετικά ανταγωνιστικό, με έντονα στοιχεία επαναδραστηριοποίησης της οικονομικής δραστηριότητας, καμία καθυστέρηση και καμία διαδικασία που δεν ανταποκρίνεται στη διευκόλυνση του πελάτη (π.χ. ηλεκτρονική σύναψη σύμβασης) δεν συγχωρείται. Στη μελέτη του παγκόσμιου δικτύου EY Law με το Center on the Legal Profession της Νομικής Σχολής του Πανεπιστημίου του Harvard περισσότεροι από τους μισούς επικεφαλής επιχειρηματικής ανάπτυξης (57%) αναφέρουν ότι οι επιχειρήσεις τους κατέγραψαν απώλεια εσόδων εξαιτίας αναποτελεσματικότητας στη διαδικασία σύναψης συμβάσεων, ενώ το 50% δηλώνουν ότι αυτό έχει οδηγήσει σε χαμένες επιχειρηματικές ευκαιρίες.
Σε ποια κατεύθυνση πρέπει να κινηθεί ο μετασχηματισμός των νομικών διευθύνσεων;
Οι νομικές διευθύνσεις πρέπει να αντιμετωπίσουν τις πιέσεις που δέχονται ως ευκαιρία. Πρέπει να δείξουν αυτοπεποίθηση και διάθεση επανατοποθέτησης της λειτουργίας τους στο κέντρο της παραγωγικής διαδικασίας. Πάνω απ’ όλα πρέπει να προβούν στη γενναία παραδοχή ότι το μοντέλο τους πιθανότητα χρήζει μετασχηματισμού. Έπειτα, πρέπει να γίνει σαφές ότι δεν υπάρχει ούτε ενιαία συνταγή μετασχηματισμού, ούτε μετασχηματισμός σημαίνει απλά άκριτη αγορά ή χρήση λογισμικών συστημάτων. Ο μετασχηματισμός πρέπει να είναι αποτέλεσμα προσεκτικής μελέτης των νομικών υπηρεσιών στο συγκεκριμένο οργανισμό, σαφούς καταγραφής των αναγκών που υπάρχουν και κατάληξης σε ένα σχέδιο δράσης το οποίο να καθορίζει το κόστος και το προσδοκώμενο όφελος. Υπάρχουν συγκεκριμένοι πυλώνες γύρω από τους οποίους κινείται μια τέτοια άσκηση:
- Σίγουρα οι ανθρώπινοι πόροι της Διεύθυνσης πρέπει να αξιοποιηθούν για την εργασία που δίδει τη μεγαλύτερη προστιθέμενη αξία. Άρα πρέπει να καταγραφούν οι εργασίες που διεκπεραιώνουν τα μέλη της ομάδας με σκοπό την απαλλαγή τους από εργασίες χαμηλής πολυπλοκότητας και υψηλής επανάληψης που μπορούν να αυτοματοποιηθούν ή να εκτελεστούν από τρίτους με χαμηλότερο κόστος.
- Είναι κρίσιμη η μείωση του αριθμού και της έκτασης εγγράφων και η ετοιμασία περιεκτικών και ευέλικτων προτύπων εγγράφων (templates) στα οποία να υπάρχει πρόσβαση από επιμέρους χρήστες με τη μέθοδο της αυτοεξυπηρέτησης για να μειώνεται ο αριθμός αχρείαστων αιτημάτων από άλλους εργαζόμενους της επιχείρησης.
- Κρίσιμη είναι και η σχέση με τους εξωτερικούς συμβούλους, η μείωση του κόστους που η αχρείαστη χρήση τους επιφέρει αλλά κυρίως η παροχή σαφών οδηγιών σε αυτούς καθώς και η συνεχής αξιολόγηση της επίδοσης και συνεισφοράς τους.
Η χρήση τεχνολογίας και η ψηφιοποίηση πρέπει να υπηρετεί τους ανωτέρω στόχους. Πρέπει να δίνει στις Διευθύνσεις τα δεδομένα και τα εχέγγυα για να λειτουργούν αποτελεσματικά, να προβαίνουν σε διορθωτικές κινήσεις έγκαιρα και κυρίως να μπορούν να αρθρώσουν με τρόπο πειστικό τη συμβολή τους στην επιχείρηση πέραν της σημαντικής έννοιας της διαχείρισης κινδύνων.
Ποιος είναι ο ρόλος της τεχνολογίας σε αυτό το νέο περιβάλλον και πόσο εξοικειωμένο είναι το ανθρώπινο δυναμικό των νομικών διευθύνσεων με αυτήν;
Η τεχνολογία είναι πλέον στο επίκεντρο όλων των διεργασιών. Όχι ως αυτοσκοπός αλλά ως μοχλός προς επίτευξη των στόχων μιας επιχείρησης. Η πανδημία έχει σίγουρα επιφέρει δραστικές αλλαγές επιταχύνοντας την ταχύτητα του ψηφιακού μετασχηματισμού. Οι νομικές διευθύνσεις συχνά προσέγγιζαν την τεχνολογία με τρόπο επιφυλακτικό ή απλά δεν είχαν στη διάθεση τους πόρους και χρόνο για να μπορέσουν να επιφέρουν τεχνολογικές τομές στη λειτουργία τους. Η πραγματικότητα αυτή τεκμηριώνεται πλέον με επιστημονικά δεδομένα.
Σύμφωνα με την πρόσφατη μελέτη του παγκόσμιου δικτύου EY Law με το Center on the Legal Profession της Νομικής Σχολής του Πανεπιστημίου του Harvard αν και οι περισσότερες επιχειρήσεις (70%) εφαρμόζουν μια επίσημη στρατηγική για την τεχνολογία σύναψης συμβάσεων, σχεδόν όλες (99%) δηλώνουν ότι δε διαθέτουν τα απαραίτητα δεδομένα και τις τεχνολογικές υποδομές για τη βελτιστοποίηση της διαδικασίας σύναψης συμβάσεων. Ως αποτέλεσμα, υπάρχει ένα κενό μεταξύ στρατηγικής και υλοποίησής της, ενώ πολλές επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν αυξημένους κινδύνους, επειδή δεν είναι σε θέση να αξιολογήσουν, να διαχειριστούν και να ελέγξουν την τήρηση της αντίστοιχης πολιτικής τους.
Οι επιχειρήσεις δυσκολεύονται, επίσης, να ενσωματώσουν τη σχετική τεχνολογία. Σχεδόν οι μισοί συμμετέχοντες (47%) αναφέρουν ότι η υλοποίηση τεχνολογικών έργων αποτελεί μεγάλη πρόκληση, ενώ περίπου το ένα τρίτο (34%) δηλώνουν ότι είναι δύσκολο να προσελκύσουν στελέχη με τις απαραίτητες τεχνολογικές δεξιότητες.
Πόσο έχει επιβαρύνει τις νομικές διευθύνσεις η αυστηροποίηση του ρυθμιστικού πλαισίου;
Οι νομικές διευθύνσεις κυριολεκτικά βομβαρδίζονται από συνεχείς νομοθετικές και κανονιστικές τροποποιήσεις και αυστηροποίηση του ρυθμιστικού πλαισίου. Εξελίξεις όπως το ESG, η Πράσινη Συμφωνία και η ιδιότητα της Κύπρου ως κράτος μέλος της ΕΕ δημιουργούν αναντιστοιχία πόρων και χρόνου με τις αυξανόμενες αυτές ανάγκες. Το 99% των Διευθυντών Νομικών Υπηρεσιών του δείγματος της μελέτης EY Law – Harvard απάντησαν ότι δέχονται πιέσεις για σημαντική μείωση στους προϋπολογισμούς τους τη στιγμή που ο φόρτος εργασίας αυξάνεται εώς και κατά 30%, εν μέρει ως συνέπεια της αυστηροποίησης αυτής. Εάν δεν ληφθούν έγκαιρα μέτρα από τις Διευθύνσεις Νομικών Υπηρεσιών, το μείγμα αυτό θα καταστεί εξαιρετικά πιεστικό και επικίνδυνο για τις ίδιες τις επιχειρήσεις. Ως εκ τούτου, η ανάγκη μετασχηματισμού επείγει και επιβάλλεται να υλοποιηθεί ολιστικά, χωρίς αποσπασματικά και βεβιασμένα βήματα προκειμένου να επιφέρει το ζητούμενο αποτέλεσμα.
