Οι πολίτες μπορούν να απευθύνονται στους κοινοτάρχες για πιστοποίηση εγγράφων χωρίς να πληρώνουν οτιδήποτε, όπως συνέβαινε και στο παρελθόν, ή να αποτείνονται σε πιστοποιούντες υπαλλήλους με βάση τις νέες ταρίφες που καθόρισε με γνωστοποίηση του ο υπουργός Εσωτερικών.
Με βάση τα νέα τέλη, για πιστοποίηση ενός εγγράφου (μίας σελίδας) ο πολίτης θα πληρώνει τον πιστοποιούντα υπάλληλο €5.
Έγγραφο δύο σελίδων το οποίο υπογράφει μόνο ένα άτομο χρεώνεται €5 και αν απαιτείται να υπογράψουν δύο άτομα η χρέωση αυξάνεται κατά €2 και φτάνει στα €7, αν το έγγραφο πρέπει να υπογραφεί από τρεις στα (αρχικά) €5 προστίθενται €4 (€2+€2) κοκ.
Αν το έγγραφο περιλαμβάνει 3 έως 10 σελίδες, με έναν υπογράφοντα, αυτός πληρώνει για όλο το έγγραφο €10 στα οποία προστίθενται €2 για κάθε επιπλέον άτομο που απαιτείται να υπογράψει. Δηλαδή, αν το έγγραφο είναι δέκα σελίδες και θα υπογράψουν δύο άτομα, τότε η χρέωση είναι €12 (€10+2), αν θα υπογράψουν τρία άτομα το ίδιο έγγραφο η χρέωση είναι €14 κοκ.
Όταν το έγγραφο το οποίο θα πιστοποιηθεί κυμαίνεται μεταξύ 11-100 σελίδες, η χρέωση είναι €25 και από 101 σελίδες και άνω, η χρέωση ανεβαίνει στα €40. Εννοείται ότι και σε αυτές τις περιπτώσεις ισχύει η χρέωση επιπλέον €2 για κάθε επιπλέον άτομο που υπογράφει. Σημειώνεται, πως με βάση εκτιμήσεις του υπουργείου Εσωτερικών, ο αριθμός εγγράφων με τόσες πολλές σελίδες είναι περιορισμένος και αφορά κυρίως εταιρείες ή και μεγάλες συμφωνίες.
Με βάση τη νέα πολιτική που εφαρμόζει το υπουργείο Εσωτερικών, αν ο πιστοποιών υπάλληλος μετακινηθεί από τον χώρο του για να μεταβεί για παράδειγμα σε μία οικία κοκ, ο πιστοποιών υπάλληλος θα εισπράττει επιπλέον τα πραγματικά του έξοδα, τα οποία δεν υπερβαίνουν τα €10. Σύμφωνα με εκτιμήσεις, η μετακίνηση του πιστοποιούντος υπαλλήλου, θα γίνεται κυρίως σε περιπτώσεις ατόμων με κινητικά ή άλλα προβλήματα.
Όσον αφορά έγγραφα τα οποία θα πιστοποιούνται με σκοπό να αποσταλούν στο εξωτερικό (γνωστά ως apostille), οι πιστοποιούντες υποχρεώνονται να εμφανίζονται στην επαρχιακή διοίκηση για να υπογράφουν ενώπιον λειτουργού του υπουργείου Εσωτερικών. Με βάση τα δεδομένα, που έχει υπόψιν του το υπουργείο Εσωτερικών, ο αριθμός των εγγράφων αυτών είναι μεγάλος και σε πολλούς πιστοποιούντες υπαλλήλους αναλογούν περίπου 10-15 έγγραφα την ημέρα. Για κάθε υπογραφή θα ο πιστοποιών υπάλληλος θα χρεώνει €2.
Εάν ο πολίτης απαιτήσει όπως ο πιστοποιών υπάλληλος προσέλθει την ίδια ημέρα στον Έπαρχο, ειδικά για πιστοποίηση του εγγράφου που τον αφορά, τότε ο πιστοποιών υπάλληλος δύναται να αρνηθεί, μπορεί όμως να το πράξει και τότε δικαιούται να ζητήσει να αποζημιωθεί με τα πραγματικά του έξοδα. Το ποσό αυτό δεν μπορεί να υπερβαίνει τα €20 ευρώ.
Οι πιστοποιούντες υπάλληλοι πρέπει να καταγράφουν στην σφραγίδα και τη χρέωση προς τον πολίτη διαφορετικά δεν θα πιστοποιείται η δική τους υπογραφή από τους λειτουργούς του υπουργείου Εσωτερικών.
Το ίδιο θα ισχύει και με τις άλλες υπηρεσίες του δημοσίου, ενώπιον των οποίων κατατίθενται πιστοποιημένα έγγραφα. Αυτό γίνεται ώστε να έχει απόδειξη ο πολίτης (ως προς το ποσό που πλήρωσε) ενώ θα γνωρίζει και το δημόσιο πχ ο Φόρος Εισοδήματος, τις εισπράξεις ενός εκάστου των πιστοποιούντων υπαλλήλων. Εξάλλου, μπορεί να ελέγχεται κατά πόσον καταβάλλεται ο ΦΠΑ ή αν πληρώνονται οι κοινωνικές σφαλίσεις.
Σε σημερινή επιστολή προς τους πιστοποιούντες υπαλλήλους, το υπουργείο Εσωτερικών σημειώνει, πως «στη βάση αλληλογραφίας με το Τμήμα Κοινωνικών Ασφαλίσεων και τον Έφορο Φορολογίας διαπιστώθηκε σε αρκετές περιπτώσεις μη εκπλήρωση των υποχρεώσεων τους για καταβολή κοινωνικών ασφαλίσεων και φόρου εισοδήματος ή/και ΦΠΑ».
Παράλληλα γνωστοποιείται, ότι «οι Έπαρχοι έχουν ξεκινήσει να μην αποδέχονται έγγραφα που έχουν ημερομηνίες απομακρυσμένες από την ημερομηνία πιστοποίησης της υπογραφής από πιστοποιούντα υπάλληλο. Ο λόγος είναι ότι με την παρέλευση χρονικού διαστήματος, η βούληση του υπογράφοντα έκαστον έγγραφο μπορεί να έχει διαφοροποιηθεί».
Στην ίδια επιστολή καταγράφεται, πως «το Υπουργείο Εσωτερικών έχει γίνει δέκτης αρκετών καταγγελιών, όπου πλαστογραφίες σε πληρεξούσια είχαν ημερομηνίες που δεν ήταν κοντά στην ημερομηνία πιστοποίησης».
«Αυτό συνηγορεί», προστίθεται, «προς την απόφασή μας που περιγράφεται στην πιο πάνω παράγραφο. Παρακαλούμε όπως για τα πληρεξούσια να είστε διπλά προσεκτικοί».
Στη συνέχεια, γίνεται επίκληση της αποκτηθείσας εμπειρίας (από την όλη διαδικασία πιστοποίησης εγγράφων) και σημειώνονται και τα ακόλουθα: Η πιστοποίηση υπογραφής προσώπου (από πιστοποιούντα υπάλληλο) που βρίσκεται σε νοσοκομείο, οίκο ευγηρίας και ειδικότερα στην παρουσία τρίτου προσώπου, έχει πολύ-πολύ αυξημένες πιθανότητες να αμφισβητηθεί στα Δικαστήρια.
