Ο τρόπος λειτουργίας των τραπεζών έχει αλλάξει άρδην, κάτι που το αντιλαμβάνονται πολύ εύκολα οι πελάτες αλλά και όσοι εργάζονται στα πιστωτικά ιδρύματα.
Μια λειτουργική θέση που μέχρι πριν μερικά χρόνια ήταν άγνωστη σε μια τράπεζα ή δεν είχε τη σημασία και τον κομβικό ρόλο που διαδραματίζει σήμερα, είναι αυτή του λειτουργού συμμόρφωσης, του ανθρώπου που κινείται στην πρώτη γραμμή άμυνας, αναλαμβάνει ουσιαστική προσωπική ευθύνη, πέραν της αντικειμενικής ευθύνης που αποδίδεται από τη νομοθεσία και συμβουλεύει το προσωπικό και τη διοίκηση των τραπεζών, για την άσκηση των καθηκόντων τους.
Ο λειτουργός συμμόρφωσης μπορεί να είναι το ίδιο πρόσωπο με τον λειτουργό κανονιστικής συμμόρφωσης και η νομοθεσία τον υποχρεώνει να υποβάλλει εκθέσεις και αναφορές απευθείας στο διοικητικό όργανο.
Τι αλλάζει από Ιούνιο
Η νέα οδηγία της Κεντρικής Τράπεζας, που θα τεθεί σε ισχύ αρχές Ιουνίου, σφίγγει ακόμη περισσότερο τον κλοιό και καθορίζει με αρκετή λεπτομέρεια ποια είναι τα καθήκοντα του λειτουργού συμμόρφωσης, πώς λειτουργεί το διοικητικό συμβούλιο ενός πιστωτικού οργανισμού ή οντότητας που εποπτεύεται από την Κεντρική και μέχρι πού μπορεί να φθάσει η «ανάκριση» των πελατών.
Ουσιαστικά, η διεύθυνση συμμόρφωσης παρέχει ανεξάρτητη εποπτεία στη διαχείριση της συμμόρφωσης της τράπεζας με νόμους, κανονισμούς, κατευθυντήριες γραμμές και εσωτερικούς κανόνες και αναφέρεται απευθείας στην Επιτροπή Ελέγχου του διοικητικού συμβουλίου.
Είναι το τμήμα που παρακολουθεί και διαχειρίζεται την αποτελεσματική αντιμετώπιση των κινδύνων από το οικονομικό έγκλημα, υποβάλλει αναφορές στην Επιτροπή Ελέγχου του διοικητικού συμβουλίου για σημαντικά θέματα κανονιστικής συμμόρφωσης με τη νομοθεσία, αξιολογεί την αποτελεσματικότητα και την επάρκεια της πολιτικής εταιρικής διακυβέρνησης του πιστωτικού οργανισμού, εκθέτει τα αποτελέσματα της εκτίμησης και της παρακολούθησης των κινδύνων στα ανώτερα διευθυντικά στελέχη, στην Επιτροπή Διαχείρισης Κινδύνων και στο διοικητικό συμβούλιο και πολλά άλλα.
Τα… βασικά για τον Λειτουργό Συμμόρφωσης
Ο «Φ» καταγράφει με αυτό το ρεπορτάζ τα νέα δεδομένα για να μπορούν να γίνουν κατανοητά στο ευρύ κοινό, καθώς η οδηγία της Κεντρικής περιέχει ένα κατεβατό αρμοδιοτήτων για τον λειτουργό συμμόρφωσης.
Ας ξεκινήσουμε από το βασικό, πώς γίνεται ο διορισμός του λειτουργού συμμόρφωσης σε μια τράπεζα ή τις οντότητες που εποπτεύονται απευθείας από την Κεντρική.
- Το πρώτο βήμα είναι να ημερώνουν γραπτώς οι τράπεζες την Κεντρική Τράπεζα για την πρόθεση τους να διορίσουν λειτουργό συμμόρφωσης, τουλάχιστον δύο μήνες πριν την ολοκλήρωση της διαδικασίας, υποβάλλοντας τις ακόλουθες πληροφορίες: τη θέση/ιεραρχία και γραμμές αναφοράς του στην οργανωτική δομή της εποπτευόμενης οντότητας, καθώς και τα στοιχεία επικοινωνίας του και το βιογραφικό σημείωμά του.
- Εντός της περιόδου των δύο μηνών, η Κεντρική Τράπεζα της Κύπρου δύναται να ζητήσει περαιτέρω πληροφορίες ή διευκρινίσεις. Σε τέτοια περίπτωση, η υπόχρεη οντότητα δεν προχωρεί με τον διορισμό προτού η Κεντρική Τράπεζα ικανοποιηθεί σε σχέση με τα προαναφερόμενα και ενημερώσει γραπτώς σχετικά την υπόχρεη οντότητα.
- Η Κεντρική Τράπεζα έχει το δικαίωμα να αντιταχθεί στον διορισμό, αιτιολογώντας σχετικά την απόφασή της, σε περίπτωση κατά την οποία κρίνει ότι δεν πληρούνται τα κριτήρια καταλληλότητας /επάρκειας, όπως αυτά ορίζονται στο άρθρο 69(α) του νόμου για την εκπλήρωση των αρμοδιοτήτων του. Σε τέτοια περίπτωση, η υπόχρεη οντότητα δεν προχωρεί με τον εν λόγω διορισμό.
Έλεγχος στα μετρητά
Από τον λειτουργό συμμόρφωσης (θα) περνά σχεδόν όλη η λειτουργία της τράπεζας, από το ταμείο ενός καταστήματος μέχρι και τον τρόπο που λειτουργεί το διοικητικό συμβούλιο. Nα δώσουμε ένα παράδειγμα που μπορεί να συμβεί σε οποιοδήποτε τραπεζικό κατάστημα: Η οδηγία αναφέρει ότι υπόχρεες οντότητες εφαρμόζουν κατάλληλες διαδικασίες και ελέγχους για συναλλαγές σε μετρητά για ποσά ίσα ή μεγαλύτερα των 10.000 ευρώ ή το ισόποσό τους σε ξένο νόμισμα. Kαλούνται, ανάλογα με τον υπολογιζόμενο κίνδυνο, να ασκούν έλεγχο για τη διαπίστωση: της πηγής και προέλευσης των μετρητών, τον σκοπό και προορισμό των χρημάτων, και κατά πόσον το ύψος και η φύση της συναλλαγής συνάδει με τις δραστηριότητες/εργασίες και το οικονομικό προφίλ του πελάτη.
Παρόμοιοι έλεγχοι πρέπει να διενεργούνται και για συναλλαγές σε μετρητά κάτω από τα 10.000 ευρώ ή το ισόποσο σε ξένο νόμισμα όταν εγείρονται υποψίες ότι η συναλλαγή συνδέεται με νομιμοποίηση εσόδων από παράνομες δραστηριότητες ή χρηματοδότηση της τρομοκρατίας. Απαγορεύεται στις υπόχρεες οντότητες να αποδέχονται μετρητά αξίας ίσης ή μεγαλύτερης των 10.000 ευρώ ή το ισόποσό τους σε ξένο νόμισμα που έχουν εισαχθεί από το εξωτερικό όταν αυτά δεν συνοδεύονται από τη σχετική δήλωση εισαγωγής προς το Τμήμα Τελωνείων ή περιέχουν ψευδή και αναληθή στοιχεία.
Ο λειτουργός συμμόρφωσης, αφού εξετάσει τη συναλλαγή, καθώς και τα σχετικά υποβληθέντα στοιχεία, θα εγκρίνει ή θα απορρίψει τη συναλλαγή. Ο λειτουργός συμμόρφωσης διατηρεί ξεχωριστό φάκελο με τα πιο πάνω αιτήματα, τα συνοδευτικά στοιχεία και έγγραφα και την απόφασή του.
Ο λειτουργός συμμόρφωσης παρακολουθεί, τουλάχιστον πάνω σε μηνιαία βάση, τον όγκο των συναλλαγών σε μετρητά ξένου νόμισμα που διενεργούνται από τους πελάτες για τους οποίους έχει δώσει σχετική γραπτή έγκριση. Σε αυτό το πλαίσιο, ετοιμάζει μηνιαία αναλυτική κατάσταση με στοιχεία για τους πελάτες που διενεργούν συναλλαγές σε μετρητά σε ξένο νόμισμα κατά τη διάρκεια του υπό αναφορά μήνα, καθώς και τις συσσωρευμένες καταθέσεις, για την περίοδο από την αρχή του έτους μέχρι το τέλος του υπό αναφορά μήνα.
Πολλά τα καθήκοντα, δύσκολος ο ρόλος
Το εγχειρίδιο με τα καθήκοντα του λειτουργού συμμόρφωσης προσδίδει μεγάλη σημασία σ’ αυτή τη θέση σε έναν πιστωτικό οργανισμό και δεν επιτρέπονται λάθη.
- Ως βασική αρχή, θα πρέπει να αξιολογεί τους κινδύνους, να υποβάλλει ετήσια έκθεση καταγραφής των κινδύνων στο διοικητικό όργανο της οντότητας και να προτείνει την λήψη συγκεκριμένων μέτρων για να μετριαστούν οι κίνδυνοι.
- Θα πρέπει να καθορίζει τις πολιτικές και διαδικασίες για την παρεμπόδιση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας.
- Στα καθήκοντά του είναι επίσης να παρακολουθεί και αξιολογεί την ορθή και αποτελεσματική εφαρμογή της πολιτικής, των διαδικασιών και ελέγχων από τα τμήματα και υπηρεσίες (πρώτη γραμμή) της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες.
- Πρέπει να ενημερώνει το διοικητικό όργανο περιοδικά για τα αποτελέσματα των ελέγχων, τα τυχόν ευρήματα τα οποία προέκυψαν από ελέγχους της Κεντρικής Τράπεζας ως αρμόδιας εποπτικής αρχής.
- Ο λειτουργός συμμόρφωσης πρέπει να κατανοεί την λειτουργία και τον σχεδιασμό των συστημάτων, συμπεριλαμβανομένων των σεναρίων τα οποία έχουν καθοριστεί και χρησιμοποιούνται σύμφωνα με τους κινδύνους νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και την τρομοκρατία και να γνωρίζει τις εσωτερικές διαδικασίες χειρισμού των ειδοποιήσεων (alerts) που παράγονται από τα συστήματα.
- Να διασφαλίζει ότι οι υπόνοιες για νομιμοποίηση εσόδων από παράνομες δραστηριότητες αναφέρονται αμέσως στη ΜΟΚΑΣ, να παρακολουθεί την συναλλακτική δραστηριότητα του πελάτη καθώς και των άλλων προσώπων για τους οποίους έχει υποβληθεί έκθεση αναφοράς υποψίας στη ΜΟΚΑΣ.
- Μεταξύ άλλων, πρέπει να διασφαλίζει ότι η υπόχρεη οντότητα είναι σε θέση να παράγει καταστάσεις μεμονωμένων συναλλαγών ανά πρόσωπο από το οποίο διενεργήθηκε συναλλαγή, στις οποίες θα αναφέρεται το όνομα του προσώπου, ο μοναδικός αριθμός ταυτοποίησης του, το κατάστημα και η ημερομηνία συναλλαγής και η κατηγοριοποίηση στην οποία κατατάσσεται η συναλλαγή ανάλογα με τον υπολογιζόμενο ρίσκο.
