Η παραχώρηση πληρεξουσίου εγγράφου αποτελεί σημαντική πράξη και εναπόκειται στον καθένα να επιλέξει και να αποφασίσει ποιο πρόσωπο θεωρεί κατάλληλο να εμπιστευτεί για να εκπληρώσει εκ μέρους του συγκεκριμένη εντολή. Όσο λιγότερες εξουσίες δίνει ένα πρόσωπο σε άλλο και όσο λιγότερα πρόσωπα παραχωρούν γενικά πληρεξούσια και περιορίζουν την πληρεξουσιότητα για συγκεκριμένη πράξη ή δοσοληψία υπό περιορισμούς και χρονική διάρκεια, τόσο λιγότερες είναι οι περιπτώσεις κατάχρησης και εκμετάλλευσης του αντιπροσωπευόμενου, ιδιαίτερα μεταξύ συγγενών ή από ηλικιωμένα πρόσωπα ή άτομα απόντα στο εξωτερικό. Είναι προτιμότερο να δίνεται λιγότερη εμπιστοσύνη και να παραχωρείται ειδικό πληρεξούσιο έγγραφο, το οποίο να παύει να ισχύει μετά την εκπλήρωση συγκεκριμένης εντολής ή μετά την παρέλευση καθοριζόμενης ημερομηνίας που να αναγράφεται στο πληρεξούσιο έγγραφο, αφού η πρόληψη παρέχει και την ανάλογη προστασία. Επίσης ο αντιπροσωπευόμενος οφείλει να επιδείξει τη δέουσα επιμέλεια και να πληροφορηθεί έγκαιρα από τον πληρεξούσιο αντιπρόσωπο κατά πόσο ενήργησε στα πλαίσια της δοθείσας πληρεξουσιότητας ή αν εκτέλεσε τη δοθείσα εντολή, ώστε η πληρεξουσιότητα να παύει να ισχύει ή να ανακαλείται.
Αποτελεί καθήκον κάθε πιστοποιούντος υπαλλήλου να πιστοποιεί ότι η υπογραφή ή/και η σφραγίδα που τέθηκε σε οποιοδήποτε έγγραφο είναι η υπογραφή ή/και η σφραγίδα συγκεκριμένου προσώπου. Το περιεχόμενο της πιστοποίησης εκτίθεται στο παράρτημα με τον τύπο Α ή Β ανάλογα με την περίπτωση που προνοείται στο άρθρο 6 του Νόμου. Στον Νόμο αναφέρονται τα αναγκαία στοιχεία εγγράφου για πιστοποίηση, απαγορεύοντας στον πιστοποιούντα υπάλληλο να πιστοποιεί έγγραφο, εκτός αν είναι ευανάγνωστο, συνεχές και χωρίς απάλειψη, περιγραφή, κενό ή διάστημα. Κάθε πιστοποίηση που θεωρείται ότι διενεργήθηκε από πιστοποιούντα υπάλληλο σύμφωνα με τις διατάξεις του Νόμου είναι δεκτή ως απόδειξη των γεγονότων που πιστοποιούνται με αυτή από όλα τα δικαστήρια.
Τα δικαιώματα που ο πιστοποιών υπάλληλος λαμβάνει είναι €2 για κάθε πιστοποίηση και €5 όταν πιστοποιεί εκτός του τόπου ή της περιοχής που είναι διορισμένος και υποχρεούται να αναγράφει το ποσό στο έγγραφο που πιστοποιεί. Αρμόδιος για τον διορισμό πιστοποιούντων υπαλλήλων είναι ο Υπουργός Εσωτερικών ανάλογα με τις ανάγκες ενορίας δήμου και τα ελάχιστα προσόντα που πρέπει να διαθέτει ο αιτούμενος καθορίζονται στον Νόμο, όπως να έχει συμπληρώσει την ηλικία των 25 χρονών, να μην καταδικάστηκε για αδίκημα σοβαρής μορφής που ενέχει έλλειψη τιμιότητας ή ηθική αισχρότητα και να είναι κάτοχος απολυτηρίου εξατάξιας σχολής μέσης εκπαίδευσης. Απαγορεύεται ο διορισμός προσώπων που κατέχουν συγκεκριμένη ιδιότητα, όπως δημόσιοι και ημικρατικοί υπάλληλοι, δικηγόροι, λογιστές, κτηματομεσίτες ή τραπεζίτες, καθόσον θεωρείται ότι διακυβεύεται η αμερόληπτη εκτέλεση των καθηκόντων του πιστοποιούντος υπαλλήλου. Με τη συμπλήρωση του 65 έτους της ηλικίας ή σε περίπτωση που προκύψει ασυμβίβαστο ή κώλυμα, ανακαλείται ο διορισμός και ο πιστοποιών υπάλληλος οφείλει να παραδώσει τη σφραγίδα του στον οικείο Έπαρχο.
Διάφοροι νόμοι, όπως ο περί Μεταβιβάσεως και Υποθηκεύσεως Νόμος και ο περί Ακίνητης Ιδιοκτησίας Νόμος, παρέχουν εξουσία στον κοινοτάρχη να πιστοποιεί την υπογραφή επί πληρεξουσίου εγγράφου, αλλά δεν εξομοιώνεται με πιστοποιούντα υπάλληλο. Εναπόκειται στον νομοθέτη να υπαγάγει τους κοινοτάρχες στον περί Πιστοποιούντων Υπαλλήλων Νόμο, ώστε να έχουν τις ίδιες εξουσίες, να εξυπηρετείται καλύτερα το κοινό και να παύσει να υπάρχει διάκριση με τους πιστοποιούντες υπαλλήλους.
