Με την επιφύλαξη των ελάχιστων αποδεκτών προτύπων, μας τίθεται συχνά το ερώτημα εάν η ποιότητα ενός γραφείου έχει σημασία όσον αφορά την προσέλκυση επιχειρήσεων/πελατών.
Πριν απαντήσουμε σε αυτήν την ερώτηση, παρέχουμε ορισμένες βασικές απαιτήσεις ενός γραφείου, οι οποίες είναι πιο σημαντικές:
- Τοποθεσία – Προσπαθήστε να εντοπίσετε μια επιχειρηματική τοποθεσία και μην παρασυρθείτε από γραφεία χαμηλότερης τιμής σε οικιστικές/ κατοικημένες περιοχές (έστω κι αν για την τελευταία τοποθεσία ο χώρος στάθμευσης είναι πιο διαθέσιμος).
- Χώρος στάθμευσης – Το πιο σημαντικό είναι να υπάρχει διαθέσιμος χώρος στάθμευσης για το προσωπικό και τους επισκέπτες σας. Η πολεοδομική απαίτηση είναι μία θέση στάθμευσης για κάθε 60 τ.μ. στεγασμένου χώρου, κάτι που δεν επαρκεί, πόσο μάλλον να παραμείνει χώρος για τους επισκέπτες. Μιλώντας για γραφείο 150 τ.μ., οι απαιτούμενες θέσεις στάθμευσης από τους κανονισμούς είναι μόνο 3 – ένας χώρος που μπορεί να φιλοξενήσει περίπου 10 άτομα, με τους περισσότερους από αυτούς να απαιτούν τουλάχιστον μία θέση ανά άτομο ή στην καλύτερη περίπτωση μία θέση στάθμευσης κάθε 2 ή στην περίπτωση 5 θέσεων + επισκεπτών.
Για το λόγο αυτό, εξετάστε εάν υπάρχει διαθέσιμος χώρος στάθμευσης κοντά, για ενοικίαση.
- Ανεβαίνοντας στο γραφείο από την είσοδο, βεβαιωθείτε ότι ο χώρος εισόδου είναι ευρύχωρος και καθαρός / τακτοποιημένος, ενώ, αν είναι δυνατόν, να έχετε έναν ευρύχωρο ανελκυστήρα και ακόμα καλύτερα έναν διπλό ανελκυστήρα, έτσι ώστε να μειωθεί ο χρόνος αναμονής (ανάλογα με τον αριθμό των ορόφων).
- Η σήμανση είναι σημαντική, τόσο στο λόμπι εισόδου του κτηρίου, όσο και έξω από την πόρτα του γραφείου.
- Βεβαιωθείτε ότι το γραφείο διαθέτει όλες τις σύγχρονες ανέσεις, όπως κλιματιστικά (VRV κατά προτίμηση) split units, fun coils στην οροφή, ψευδοροφή, κρυφό φωτισμό, υπερυψωμένα δάπεδα, σύστημα συναγερμού/ανιχνευτή καπνού, κ.λπ.
- Πρέπει να υπάρχουν w.c. για άνδρες/γυναίκες ξεχωριστά. Δύο w.cs για κάθε 10 άτομα είναι ο κανόνας.
- Ανάλογα με τη φύση της εργασίας, πρέπει να έχετε μια αίθουσα συσκέψεων ή/και μερικές από αυτές (μικρότερες) για ιδιωτικές συναντήσεις. Open plan γραφεία δεν είναι το καλύτερο και προκαλούν προβλήματα, αλλά εξοικονομούν χώρο, εξ ου και οι αίθουσες συσκέψεων.
- Τα γραφεία ποιότητας Α ́ τάξης (δηλαδή με τις περισσότερες από τις παραπάνω προϋποθέσεις να πληρούνται) έχουν επίπεδο ενοικίασης €13-€16/τ.μ. (Λευκωσία) και για Λεμεσό €18-€25/τ.μ., ενώ στη Λάρνακα μειώνεται σε €10/τ.μ. – όλα, συν τα κοινόχρηστα.
- Η ασφάλεια (άτομο) ειδικά μετά από ώρες εργασίας είναι προτιμότερη, αλλά δεν είναι εύκολη, ενώ το κόστος πρέπει να ληφθεί υπόψη. Τονίζεται η ανάγκη ύπαρξης συστήματος ηλεκτρικής ασφάλειας.
- Τα έπιπλα και ο εξοπλισμός είναι ένα άλλο θέμα, χωρίς τελικό προϋπολογισμό. Γραφεία καλής ποιότητας με βάση ιταλικά σχέδια, αλλά τοπικής παραγωγής, είναι περίπου €1.000/έκαστο και οι καρέκλες περίπου 500 ευρώ/έκαστη. Υπάρχουν όμως και καταστήματα με πολύ πιο χαμηλό κόστος.
- Τα γραφεία χωρίς χαρτί (paperless offices) αυξάνονται σε ζήτηση, αλλά αυτά απαιτούν την επιπλέον χρήση ιδιωτικών υπολογιστών και ενός ατόμου για τη φροντίδα της λειτουργίας (εξοικονομεί χώρο, με περιορισμένη αρχειοθέτηση).
- Για όσους χρειάζονται αποθήκευση, ας πούμε ότι υπερβαίνει τα 20 mts, επιλέξτε να νοικιάσετε αποθηκευτικό χώρο κοντά (εάν υπάρχει), δεδομένου ότι η χρήση ενοικίου γραφείου για αποθήκευση είναι δαπανηρή, ενώ ο αποθηκευτικός χώρος σε ξεχωριστό κτήριο δεν υπερβαίνει το 20% των υφιστάμενων ενοικίων γραφείων.
- Προσπαθήστε να ασφαλίσετε το γραφείο σας σε ένα επίπεδο, καθώς δύο ή περισσότερα επίπεδα απαιτούν πρόσθετες εγκαταστάσεις και δεν προτιμάται η χρήση εσωτερικής σκάλας. Τούτου λεχθέντος, είναι σπάνιο να βρείτε στην Κύπρο σουίτες γραφείων άνω των 400 τ.μ. σε έναν όροφο. Τα συνήθη τ.μ. γραφείων είναι περίπου 150 τ.μ.
- Συνοπτικά, για γραφειακό χώρο περίπου 150 τ.μ. θα πρέπει να προϋπολογίσετε το ενοίκιο (ανάλογα με την ποιότητα / εγκαταστάσεις) συν άλλα €25.000-€30.000 για σύγχρονο εξοπλισμό (γραφεία, καρέκλες, υποδοχή, διακόσμηση κ.λπ.). Εκτός εάν πρόκειται για μακροχρόνια μίσθωση, οι ιδιοκτήτες είναι απρόθυμοι να παρέχουν έπιπλα, ενώ τα μεταχειρισμένα έχουν αξία μικρότερη από το 30% του κόστους αντικατάστασής τους.
Μήπως τότε ένα “σικ” κτήριο γραφείων κάνει καλή εντύπωση στους πελάτες σας για να πληρώνουν το κόστος; Εξαρτάται από τη φύση της επιχείρησής σας. Μέχρι στιγμής, όσοι ασχολούνται ειδικά με ξένους πελάτες, το επιπλέον κόστος πληρώνεται. Όχι τόσο όμως για τους ντόπιους που έχουν την άποψη ότι «για να έχει τόσο ακριβό γραφείο πρέπει να χρεώνει πολύ»!
