Όλες οι επιχειρήσεις έρχονται αντιμέτωπες με έκτακτα περιστατικά και προβλήματα, μικρά ή μεγαλύτερα. Κάποιες καταφέρνουν να τα αντιμετωπίσουν με επιτυχία και κάποιες άλλες αποτυγχάνουν.
Ο άνθρωπος, για παράδειγμα, όταν έρχεται μια κρίση στη ζωή του, βρίσκει τη δύναμη να αξιοποιήσει τις δεξιότητές του για να αντιμετωπίσει το πρόβλημα. Έτσι και οι επιχειρήσεις, για να αντέξουν και να ευημερήσουν από μια δυσκολία, μια κρίση, αναγκάζονται να χρησιμοποιήσουν ό,τι βρίσκεται στο εσωτερικό τους περιβάλλον για να ανταπεξέλθουν.
Ποια είναι τα στοιχεία αυτά που συνθέτουν το εσωτερικό περιβάλλον μιας επιχείρησης και επηρεάζουν τη συμπεριφορά ανάπτυξης της επιχείρησης; H οργανωτική δομή, η κουλτούρα και οι πόροι (υλικοί και άυλοι). Αν αξιοποιηθούν σωστά θα βοηθήσουν την επιχείρηση στην ανάπτυξη ανθεκτικότητας.
Τι είναι η ανθεκτικότητα; Σύμφωνα με το Διεθνές Πρότυπο ISO 22316, η επιχειρησιακή ανθεκτικότητα είναι «η ικανότητα του οργανισμού να αντιστέκεται όταν πλήττεται από κάποιο γεγονός και να προσαρμόζεται γρήγορα σε ένα περιβάλλον που συνεχώς αλλάζει, να επιβιώνει και να ευημερεί».
Σε αυτό το πλαίσιο, η ετοιμασία ενός ολοκληρωμένου Σχεδίου Επιχειρησιακής Συνέχειας (Business Continuity Plan) είναι ένα βήμα προς αυτή την κατεύθυνση. Το σχέδιο αυτό περιγράφει τις στρατηγικές/κινήσεις για τη διατήρηση κρίσιμων λειτουργιών κατά τη διάρκεια διακοπών, καλύπτοντας τα πάντα, από συστήματα πληροφορικής έως την ασφάλεια των εργαζομένων.
Πρώτο βασικό στοιχείο του σχεδίου είναι ο προσδιορισμός πιθανών κινδύνων, συμπεριλαμβανομένων των φυσικών καταστροφών, της οικονομικής ύφεσης, των διακοπών της αλυσίδας εφοδιασμού, των απειλών για την ασφάλεια στον κυβερνοχώρο, της ασφάλειας και υγείας στον εργασιακό χώρο. Ένα ακόμη στοιχείο που περιλαμβάνεται στο Σχέδιο, είναι η επεξήγηση των κρίσιμων επιχειρηματικών λειτουργιών, διαδικασιών και πόρων (υλικών και άυλων) της επιχείρησης.
Επόμενη σημαντική ενότητα στο σχέδιο, είναι η αξιολόγηση των συνεπειών και των πιθανοτήτων κάθε κινδύνου, η προτεραιοποίηση των κινδύνων με βάση την πιθανή σοβαρότητά τους καθώς και η εξέταση των επιπτώσεων σε ζωτικές λειτουργίες, διαδικασίες και πόρους της επιχείρησης. Σε αυτό το σημείο είναι σημαντικός ο καθορισμός του μέγιστου χρόνου που δύναται η επιχείρηση να μείνει εκτός λειτουργίας για να προχωρήσει σε αποκατάσταση των λειτουργιών που θα έχουν επηρεαστεί.
Όσον αφορά τους ανθρώπινους πόρους, το Σχέδιο προνοεί τον προσδιορισμό των ατόμων που θα είναι υπεύθυνα για την λήψη δράσεων αποκατάστασης, και να γνωρίζουν καλά τους ρόλους και τις ευθύνες τους σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Συνεπώς, τα άτομα αυτά χρειάζονται συνεχή εκπαίδευση σχετικά με τις διαδικασίες αντιμετώπισης καταστροφών και αποκατάστασης.
Πέραν από τους ανθρώπινους πόρους, το Σχέδιο απαιτεί την καταγραφή και άλλων υλικών και άυλων πόρων, όπως είναι η τεχνολογία, οι εγκαταστάσεις και ο εξοπλισμός και ο καθορισμός του τρόπου πρόσβασης σε κρίσιμα δεδομένα και συστήματα σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Ιδιαίτερη βαρύτητα δίδεται στα συστήματα επικοινωνίας ώστε η επιχείρηση να συνεχίσει να κρατάει ενήμερους τους υπαλλήλους, τους πελάτες και τα ενδιαφερόμενα μέρη της.
Με την ολοκλήρωση του Σχεδίου Επιχειρησιακής Συνέχειας, η επιχείρηση θα πρέπει να το παρουσιάσει και να το επεξηγήσει στο προσωπικό και κάθε τόσο να προχωρά σε αναθεώρηση.
Άλλες χρήσιμες παρεμβάσεις
Παράλληλα με το Σχέδιο Επιχειρησιακής Συνέχειας, υπάρχουν κι’ άλλα μέτρα που μπορεί να ακολουθήσει η επιχείρηση για την επίτευξη ανθεκτικότητας.
⦁ Χρειάζεται να μειώσει την εξάρτηση της από μία μόνο πηγή ή τοποθεσία όσον αφορά τους προμηθευτές, τους πελάτες και τις αγορές που δραστηριοποιείται.
⦁ Να επενδύσει στην κατάλληλη ασφαλιστική κάλυψη που θα την βοηθήσει στον μετριασμό των οικονομικών ζημιών σε περίπτωση καταστροφών ή απροσδόκητων γεγονότων.
⦁ Να λάβει μέτρα κυβερνοασφάλειας για προστασία των δεδομένων της επιχείρησης.
⦁ Να συμμορφώνεται με τις διατάξεις του θεσμικού και κανονιστικού πλαισίου για την εύρυθμη λειτουργία της επιχείρησης. Για παράδειγμα αν η επιχείρηση διασφαλίζει ότι τα προϊόντα της που διατίθενται στο εμπόριο πληρούν αυστηρά τα πρότυπα υγείας, ασφάλειας και περιβάλλοντος, της σήμανσης (ετικέτες) κτλ, τότε δεν έχει να αντιμετωπίσει πρόβλημα απόσυρσης των προϊόντων, κακής φήμης, πληρωμής προστίμων, καθυστερήσεις και έξοδα σε δικαστικές διαδικασίες κτλ.
⦁ Να επενδύσει σε πιο σύγχρονα συστήματα στο πλαίσιο του Ψηφιακού Μετασχηματισμού. Για παράδειγμα, υιοθέτηση ψηφιακών εργαλείων όπως είναι τα Συστήματα Business Intelligence που δίνουν την δυνατότητα στις επιχειρήσεις να αξιοποιήσουν τα δεδομένα τους.
⦁ Να διαχειριστεί καλύτερα το περιβαλλοντικό κόστος μέσω της υιοθέτησης βιώσιμων πρακτικών που θα μειώσουν τις περιβαλλοντικές επιπτώσεις: π.χ. διάθεση απορριμμάτων, μείωση κατανάλωσης νερού και ενέργειας, μεταφορές/διανομή, αναλώσιμα και πρώτες ύλες.
Γενικό συμπέρασμα που προκύπτει, είναι ότι η ανθεκτικότητα διαμορφώνεται – κτίζεται!
Ανώτερη Λειτουργός ΚΕΒΕ, Τμήμα Ευρωπαϊκών Θεμάτων και Προγραμμάτων, Συντονίστρια – Enterprise Europe Network Κύπρου
