Νομιμοποίηση της τηλεδιάσκεψης συλλογικών διοικητικών οργάνων

Πολλές φορές η ανάγκη για εκσυγχρονισμό αναδύεται μέσα από την ανάγκη για λήψη έκτακτων μέτρων στα πλαίσια μίας έκτακτης ανάγκης. Έτσι λοιπόν, οι αυστηροί περιορισμοί που επιβλήθηκαν λόγω της πανδημίας του κορωνοϊού ανέδειξαν και την ανάγκη για κάλυψη του νομοθετικού κενού για λήψη αποφάσεων των συλλογικών οργάνων μέσω τηλεδιάσκεψης. Η μέχρι σήμερα (γενική) νομοθεσία μας απαιτούσε φυσική παρουσία όλων των μελών που απαρτίζουν ένα διοικητικό όργανο, προκειμένου αυτό να συνεδριάζει με νόμιμη σύνθεση.

Η απουσία νομοθετικής ρύθμισης του θέματος, οδήγησε ήδη σε ακύρωση διοικητικών αποφάσεων, στο πρόσφατο μάλιστα παρελθόν. Συγκεκριμένα, στην απόφαση Ραζής ν. Ανοικτό Πανεπιστήμιο Κύπρου[1], η Έντιμη Δικαστής Γαβριήλ αποφάσισε ως ακολούθως:  

«Η εισαγωγή της ηλεκτρονικής επικοινωνίας μέσω διαδικτύου, με φωνή και οπτική επαφή, θα έπρεπε να ρυθμίζεται ειδικώς (…), έτσι ώστε να τίθενται εκ του Νόμου, συγκεκριμένες προϋποθέσεις προς εξασφάλιση της μυστικότητας και εμπιστευτικότητας των συνεδριάσεων, της πιστοποίησης της ταυτότητας των μελών του οργάνου, της ασφάλειας της ηλεκτρονικής διακίνησης της φωνής, των δεδομένων και της εικόνας, αλλά και της ακεραιότητας των πληροφοριών». 
Την απουσία σχετικής νομοθετικής ρύθμισης είχε εντοπίσει παλαιότερα και ο Έντιμος Δικαστής Κωμοδρόμος στην υπόθεση Vera Sokolova κ.α. ν. Υπουργείου Εσωτερικών κ.α.[2] τονίζοντας ότι οι πρόνοιες του Νόμου 158(Ι)/1999 δεν παρέχουν τη δυνατότητα συμμετοχής δια τηλεδιασκέψεως, τηλεφώνου ή άλλου ηλεκτρονικού ή οπτικοακουστικού μέσου σε μέλος συλλογικού οργάνου.
Επιβεβλημένη ήταν επομένως, χρόνια τώρα, η τροποποίηση της νομοθεσίας, κάτι που τελικώς επιτεύχθηκε, εν μέσω πανδημίας, με την Ολομέλεια της Βουλής να υπερψηφίζει στις 27.3.2020  την τροποποίηση του βασικού νόμου περί των Γενικών Αρχών του Διοικητικού Δικαίου, Ν.158(Ι)/1999 ώστε τα μέλη συλλογικών οργάνων να μπορούν να συνεδριάζουν και να λαμβάνουν αποφάσεις μέσω τηλεδιάσκεψης.

Σύμφωνα λοιπόν με τις νέες πρόνοιες, «τηλεδιάσκεψη», σημαίνει την εξ αποστάσεως λαμβάνουσαν χώραν συνεδρία, ήτοι την αμφίδρομη επικοινωνία μεταξύ δύο ή περισσότερων ομάδων ή ατόμων μέσω συστημάτων ήχου, εικόνας και ήχου ή ηλεκτρονικών υπολογιστών ή άλλων μέσων που παρέχουν οι τεχνολογίες πληροφορικής και επικοινωνιών, νοουμένου ότι έκαστο μέλος που λαμβάνει μέρος στη συνεδρία έχει τη δυνατότητα να ακούει ή να βλέπει και να ακούει όλους τους παρόντες σε κάθε ουσιώδη χρόνο καθ’ όλη τη διάρκεια της συνεδρίας.

Σύμφωνα με τις νέες τροποποιήσεις, με απόφαση του Προέδρου συλλογικού οργάνου, τα μέλη αυτού δύνανται, σε περίπτωση απουσίας τους στο εξωτερικό ή σε περίπτωση που η φυσική παρουσία τους είναι δυσχερής ή που υφίσταται οποιοδήποτε άλλο κώλυμα που παρεμποδίζει την προσέλευση ενός ή περισσοτέρων ή όλων των μελών του συλλογικού οργάνου, να συμμετέχουν σε συνεδρία αυτού μέσω τηλεδιασκέψεως.

Οι αποφάσεις που λαμβάνονται μέσω τηλεδιασκέψεως λογίζονται ως νόμιμες, νοουμένου ότι διαπιστώνεται και η νόμιμη απαρτία, και κάθε μέλος που συμμετέχει στη συνεδρία μέσω τηλεδιασκέψεως λογίζεται ως παρόν και δικαιούται να ψηφίζει. Λαμβάνοντας υπόψη και τα όσα προαναφέρθηκαν, ακόμα και αν όλα τα μέλη συμμετέχουν στη συνεδρία μέσω τηλεδιασκέψεως, αυτό δεν επηρεάζει τη διαπίστωση της απαρτίας, αφού όλοι λογίζονται ως παρόντες, χωρίς να απαιτείται ελάχιστος αριθμός μελών που συμμετέχουν με φυσική παρουσία. Σε κάθε  περίπτωση, απαραίτητη προϋπόθεση είναι η τήρηση πρακτικού στο οποίο να περιλαμβάνονται, μεταξύ άλλων, και οι λόγοι της συμμετοχής τους στη συνεδρία μέσω τηλεδιασκέψεως.

Επιπλέον, θεωρείται ως νομότυπη κλήση σε συνεδρίαση η ειδοποίηση των μελών με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή με άλλο ηλεκτρονικό μέσο στην ηλεκτρονική διεύθυνση που τα μέλη έχουν δηλώσει.

Αυτονόητος είναι ο στόχος της τηλεδιάσκεψης, αφού έτσι τα συλλογικά όργανα μπορούν να συνεδριάζουν χωρίς τη φυσική παρουσία όλων των μελών στο χώρο της συνεδρίασης. Αυτό, πέραν της σκοπιμότητας που σήμερα υφίσταται λόγω των έκτακτων μέτρων, θα αποδειχθεί και στο μέλλον ως μια εξαιρετικά χρήσιμη δυνατότητα η οποία εξασφαλίζει χρόνο, ταχύτητα, εξοικονόμηση χρημάτων και εξυπηρετεί τα μέλη που δεν μπορούν να παρευρεθούν λόγω καιρικών συνθηκών, ανωτέρας βίας κ.α.
Βεβαίως θα πρέπει να επισημανθεί ότι δεν θα πρέπει να γίνεται προσφυγή στην δυνατότητα αυτή καταχρηστικά και χωρίς προηγουμένως να λαμβάνονται όλα τα απαραίτητα μέτρα προς διασφάλιση της διαφάνειας της σχετικής διαδικασίας ενώ σε κάθε περίπτωση, θα πρέπει να πιστοποιείται αλλά και να προκύπτει η απαρτία του συλλογικού οργάνου και η τήρηση πρακτικών. Επιπλέον θα πρέπει να διασφαλίζεται ότι επιτυγχάνεται ο σκοπός της συνεδρίας, δηλαδή η ανταλλαγή απόψεων, διατύπωση γνώμης και θέσης, συμμετοχή σε συλλογική ψηφοφορία, ωσάν τα μέλη να ήταν στο χώρο της συνεδρίας με φυσική παρουσία (βλπ. απόφαση Ραζής ανωτέρω). 
 
Έλενα Ρήγα
Δικηγόρος – Senior Associate 
Δικαστηριακό Τμήμα, Γραφείο Λευκωσίας
ΗΛΙΑΣ ΝΕΟΚΛΕΟΥΣ & ΣΙΑ ΔΕΠΕ
neo.law
  

[1] Υπόθεση αρ.155/2018, 16.04.2019
[2] Υπόθεση αρ. 1414/2014, 15.06.2016.