Σύναψη δημόσιων συμβάσεων και έργα πληροφορικής

Όσοι έχουν εμπλακεί στη σύναψη δημόσιων συμβάσεων για την υλοποίηση συστημάτων (ως Αναθέτουσες Αρχές (ΑΑ), εξωτερικοί σύμβουλοι, προσφέροντες) γνωρίζουν πολύ καλά την εξής πραγματικότητα: ανάλωση μηνών για καταγραφή εκατοντάδων λειτουργικών/τεχνικών απαιτήσεων, ετοιμασία λεπτομερών εγγράφων διαγωνισμού, παροχή πολλαπλών διευκρινίσεων, αξιολόγηση υπέρογκων υποβληθεισών προτάσεων και εξέταση των προσφυγών –που πλέον υποβάλλονται σχεδόν αυτόματα με τη γνωστοποίηση των αποτελεσμάτων– στην Αναθεωρητική Αρχή Προσφορών. Εάν, στην καλύτερη περίπτωση, ο διαγωνισμός δεν ακυρωθεί, θα έχει ήδη περάσει τουλάχιστον ένας χρόνος από την αρχική καταγραφή των απαιτήσεων, οι οποίες πιθανόν να έχουν αλλάξει. Ακόμα και αν ο προμηθευτής υλοποιήσει τις συμβατικές του υποχρεώσεις, είτε το αποτέλεσμα δεν είναι πλέον το αναμενόμενο, αφού οι λειτουργικές απαιτήσεις ή η τεχνολογία είχαν στην πορεία αλλάξει ή απαιτήθηκαν επιπρόσθετοι πόροι για να επιτευχθεί το αναμενόμενο αποτέλεσμα, ενώ, σε κάθε περίπτωση, τα αρχικά χρονοδιαγράμματα είναι αδύνατον να τηρηθούν.
Ο παραδοσιακός τρόπος προκήρυξης υποβάλλει τους προσφέροντες στη διαδικασία υποβολής υπέρογκων προτάσεων για να δηλώσουν συμμόρφωση με τις λεπτομερείς απαιτήσεις και να υποστηρίξουν πώς η προτεινόμενη λύση ανταποκρίνεται επακριβώς στις απαιτήσεις. Συνεπώς, αξιολογείται κυρίως η ικανότητα των προσφερόντων να τεκμηριώνουν αντί να επιλύουν προβλήματα και να παρέχουν καινοτόμες λύσεις. Oι απαιτήσεις προδιαγράφονται έχοντας υπόψη έναν συγκεκριμένο τρόπο προσέγγισης των αναγκών, χωρίς να παραμένουν περιθώρια εξεύρεσης ενναλακτικών. H σύμβαση (με τις απαιτήσεις να αποτελούν αναπόσπαστο μέρος της) διέπει τη σχέση μεταξύ της ΑΑ και του προμηθευτή και αποτελεί προσχέδιο της τεχνολογικής λύσης. Η εκ των προτέρων λεπτομερής τεκμηρίωση θεωρείται κριτήριο επιτυχίας του έργου: δημιουργείται η ψευδαίσθηση ασφάλειας, δηλαδή όσο πιο λεπτομερής είναι, τόσο καλύτερο το τελικό αποτέλεσμα και τόσο μεγαλύτερος ο έλεγχος τήρησης των υποχρεώσεων του προμηθευτή. Οι αυστηροί όροι αναφορικά με τις αρχικές απαιτήσεις, το χρονοδιάγραμμα και το ουσιαστικά σταθερό κόστος καθορίζουν τι θεωρείται απόκλιση από τους όρους σύμβασης· στην πραγματικότητα όμως σπάνια προστατεύουν τις ΑΑ. 
Μέσα σε ένα διαρκώς μεταβαλλόμενο τεχνολογικά περιβάλλον, όπου το Δημόσιο καλείται να ανταποκριθεί αμεσότερα στις αυξανόμενες απαιτήσεις των πολιτών, υπάρχει η ανάγκη κάλυψης τρεχουσών αναγκών και επίλυσης πολυσχιδών προβλημάτων, στα οποία ο παραδοσιακός τρόπος σύναψης/διαχείρισης συμβάσεων πληροφορικής αδυνατεί να ανταποκριθεί αποτελεσματικά. 
Το 2001, ερευνητές συμπεριέλαβαν σε μορφή μανιφέστου τον όρο «Ευέλικτη Ανάπτυξη Λογισμικού» αποσκοπώντας στην παρουσίαση πιο ευέλικτων μεθοδολογιών ανάπτυξης λογισμικών. Οι ευέλικτες μεθοδολογίες αποτελούνται από μικρούς επαναληπτικούς και επαυξητικούς κύκλους ανάπτυξης και προϋποθέτουν απόλυτη συνεργασία με τον «πελάτη» στον καθορισμό των απαιτήσεων. Βασίζονται στις τέσσερις ακόλουθες θεμελιώδεις αξίες:
Ένα λειτουργικό λογισμικό είναι πιο σημαντικό από την εκτενή τεκμηρίωση.
Η συνεργασία με τον πελάτη είναι πιο σημαντική από τις συμβατικές διαπραγματεύσεις.
Η ανταπόκριση στην αλλαγή είναι πιο σημαντική από την τήρηση ενός προδιαγεγραμμένου σχεδίου.
Οι άνθρωποι και η μεταξύ τους συνεργασία είναι πιο σημαντική από τις διαδικασίες. 

Οι πιο πάνω αξίες έχουν μεγάλο περιθώριο εφαρμογής στον τρόπο σύναψης και διαχείρισης δημόσιων συμβάσεων. Οι διαδικασίες σύναψης θα πρέπει να υποστηρίζουν προενεργείς προσεγγίσεις προσανατολισμένες στον καθορισμό του επιθυμητού αποτελέσματος, ενισχύοντας τη συνεργασία μεταξύ ΑΑ και προμηθευτών στο να καθορίζουν από κοινού τις απαιτήσεις. Θα πρέπει να καθορίζονται ξεκάθαρα κριτήρια και όρια ποιότητας, έτσι ώστε οι προμηθευτές να είναι υπόλογοι για την ποιότητα σε σχέση με το οριζόμενο πεδίο εργασίας, στη βάση της συνευθύνης. Θα πρέπει επίσης να διασφαλίζουν τη συμμετοχή ικανών ατόμων στην επίλυση προβλημάτων. Η σύμβαση πρέπει να ορίζει τις συμβατικές υποχρεώσεις χωρίς ωστόσο να δεσμεύει τον προμηθευτή στην υλοποίηση λεπτομερών απαιτήσεων (που ενδεχομένως να μην ανταποκρίνονται στις πραγματικές ανάγκες) και η διαχείρισή της θα πρέπει να προσανατολίζεται στον βαθμό υλοποίησης του επιθυμητού αποτελέσματος, βάσει του οποίου συνδέεται και η μέθοδος πληρωμής των προμηθευτών.
Έχει αποδειχθεί πως η εφαρμογή ευέλικτων μεθοδολογιών επιφέρει σειρά πλεονεκτημάτων: ταχύτερη ανάπτυξη, μεγαλύτερη προσαρμοστικότητα στις απαιτήσεις των χρηστών και στο περιβάλλον ανάπτυξης και καλύτερη απόδοση της επένδυσης. Ωστόσο, οι ευέλικτες μεθοδολογίες δεν αποτελούν πανάκεια. Σε συγκεκριμένες περιπτώσεις, η βέλτιστη διαχείριση πιθανώς να επιτυγχάνεται με συνδυασμό των καλύτερων στοιχείων των παραδοσιακών και των ευέλικτων προσεγγίσεων. Αναντίρρητα, το καλύτερο αποτέλεσμα επιτυγχάνεται όταν υπάρχει σχέση εμπιστοσύνης μεταξύ «πελάτη» και «προμηθευτή». Η εφαρμογή των ευέλικτων μεθοδολογιών προϋποθέτει αλλαγή νοοτροπίας και ευέλικτες διαδικασίες σύναψης συμβάσεων οι οποίες να μπορούν να την υποστηρίζουν χωρίς να αποκλίνουν από τον αρχικό τους σκοπό: τη διασφάλιση των αρχών ίσης μεταχείρισης, αποφυγής διακρίσεων, αμοιβαίας αναγνώρισης, αναλογικότητας και διαφάνειας.

* Principal, KPMG Limited, 22 209 000, dmiskouri@kpmg.com 
Οι απόψεις και γνώμες που διατυπώνονται στο παρόν είναι αυτές του συγγραφέα και δεν εκπροσωπούν κατ’ ανάγκη τις απόψεις και γνώμες της KPMG International ή Οίκων μελών της KPMG. Η επωνυμία της KPMG και το λογότυπο της KPMG είναι εγγεγραμμένα εμπορικά σήματα της KPMG International Cooperative, ελβετικού οργανισμού.